art-89198_640sw

「添付ファイルがナントカ.datになるんですけど、どうしたらいいんですか??」と同僚からヘルプ依頼があったので、対策をメモ。

「ナントカ.dat」、正しくは” winmail.dat “だ。これは、昔からある有名なトラブルのひとつ。まだ修正されていなかったのだね。

1. 原因

MS Outlook 2010(または2007)をメーラとして使っていると、この現象が起こることがある。ほとんどの場合、WORDまたはEXCELなどのMS製プロダクツのファイルを添付していたはずだ。

Outlook 2010(または2007、たぶん2013も)は、メール送信時に『TNEF』という独自の形式を使う。ほとんどのメーラはこの形式に対応していないので、受信したメールがふたつのパート(メール本文と『winmail.dat』)に分かれてしまう。Windows XPまで標準メーラであったOutLook Expressに至っては、添付ファイルが見えない(クリップマークがない)ので、添付ファイルがあるかどうかも分からない。

当然、送信先がOutlook 2010(または2007)なら、添付ファイルは問題なく表示される。

2. 対策:Outlook 2010・2007・2003の場合

対策は簡単だ。MS自身が「Fix it」という自動修正プログラムを提供している(↓)

初心者でもわかる! Outlook 添付ファイルのトラブル対処法 : 送信トラブル 4

初心者でもわかる! Outlook 添付ファイルのトラブル対処法 : 送信トラブル 4
初心者でもわかる! Outlook 添付ファイルのトラブル対処法 : 送信トラブル 4

このWebページにある「Fix it(この問題を解決する)」を、ダウンロードして実行すればよい。

この問題を解決する Microsoft Fix it nnnnnnn
この問題を解決する
Microsoft Fix it nnnnnnn

ダウンロードした「Fix it」は、保存する必要もない。「このファイルを実行または保存しますか?」と表示されたら、単に「実行」ボタン(または「ファイルを開く」ボタン)をクリックする。あとは、画面の指示にしたがっていけばよい。

ただし、自身のPCのWindowsのバージョンにあった「Fix it」を選択すること。

Outlook 2003の場合はFix itが用意されていないので、同Webページにしたがって、手動でOutlook 2003の設定を変更すること。

3. winmail.dat を受信したら

もしもあなたがwinmail.datを受信したなら、有効な手段はいくつかある。

ひとつはインターネットでフリーソフトを探すことだ。しかし、探すのは手間がかかるし、OSのバージョンによっては、うまく動作しないこともある(Mac OSは論外だし)。そもそも、めったに使うこともないだろうソフトをPCにインストールするのは、(少なくともあたしは)イヤだ。

そこでGmailを使う。近年ではスマートフォンの普及で、Gmailアカウントを持つ人びとも増えているはず。

受信したwinmail.datを含むメールをそのまま、自分のGmailに転送する。どうやらGmailは『TNEF』をデコードする機能を持っているようで、添付ファイルとしてキッチリ認識してくれる。これで、送信者にいちいち「添付ファイルが読めないのでファイル転送サービスで送ってください」なんて言わなくてすむ。

《2014.01.14 追記》
Yahoo!メールでも同じように認識してくれるらしい(未検証)。

4. まとめ

  1. あなたがメーラを選ぶことができるなら、OutLookとはお別れすることだ。優秀なメーラはいくつもある
  2. メーラを選ぶことができず、OutLookを使わなければならないなら、WORDやEXCELのファイルを送るのに、メールに添付して送らないことだ。ファイル転送サービスを使って送ればよい。メール受信者は、ファイルをダウンロードするのに手間がひとつ余計にかかることになるが、それでも「winmail.dat」なんて意味不明の添付ファイルを受けとって悩むよりマシだ
  3. ファイル転送サービスを使いたくないなら、PDFなどのMS製プロダクツでない形式にしてメールに添付することだ。メール受信者が受けとったファイルを編集する必要がない(印刷できれば十分)なら、この方法でよい
  4. そして、どうしてもOutLookを使わなければならないなら、この記事の対策を必ず実行しておくことだ。相手が迷惑するようなことを避けるのは、インターネットに限らず、大切なことだ
  5. もちろん、WORDやEXCELを添付して送るときだけはGmailを使うという選択もある

5. プレーンテキストを使おう

PCが機器更新されて換わったとき、異動などで別のPCを与えられたとき、まずはメーラの設定を変えて、「プレーンテキスト」でメールを送るようにすることをおススメする。「プレーン」とは、プレーンヨーグルトの「プレーン」。このメールは何も味付けしていませんよ、と理解してよいと思う。

なぜ「プレーンテキスト」をおススメするのか??

「プレーンテキスト」をおススメする理由は、インターネットでやりとりするデータの中で、最も単純で最も軽く、そして最も古くて最も基本的な表現形式だからだ(あたしらしいシツコイ文だね (^ ^;) )。

メールを受信したら、文字が小さくて(または大きすぎて)読みにくかった経験はないだろうか?? メール本文の文字に色が着いていて(それもハデな色で)、目がチカチカした経験はないだろうか?? メールの送信者は、強調やメリハリを意識して、親切なつもりなのだとは思うが、そのメールを読まなければならないあたしたちには不親切なものだ。プレーンなテキストなら、こんなことにはならない。

そして、プレーンテキストを使えば、本記事で扱った「winmail.dat」の問題も(すべての場合ではないが)、最低限に抑えることができる(はずだ)。

PCを使うあたしたちは、自分が書いたメールと、送信した相手が見ているメールとが、必ずしも同じではないことに、あまり注意を払わないものだ。

あなたが使っているメーラとメールを受信した相手が使っているメーラが、同じとは限らない。メーラが違えば当然ながらリッチテキストやHTMLの解釈(表示)も異なる。あなたが送ろうとしているメールが、送信先で同じように表示されるとは限らないということ。使っているメーラが同じあっても、設定によっては表示が異なることは多くある。

個人的なメールだと、ここまで気を使う必要もないかもしれない。これが、ビジネスメールだと話は違ってくる。社内はもちろん、社外の相手とメールする場合はとくにそうだ。プレーンテキストであれば、このようなトラブル(相手に苦労を強いること)は、最低限に抑えることができる。ビジネスメールは、見た目よりも内容が大切だ。見た目にはキレイでハデだが読みにくいメールより、シンプルで飾りがない読みやすいメールのほうが、コミニュケーションをより簡潔に効率的に進める有用なツール(手段)になると、あたしは思う。